Phòng Hành chính - Quản trị

PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ

Điện thoại Văn phòng : 0583.836783

  I/- Tổ chức, biên chế:

1)Tổ chức : 2 Tổ chuyên môn

- Tổ Hành chính

- Tổ Quản trị

                        2) Biên chế cán bộ : 11 CBNV

 

TRẦN VĂN DUYỆT

Trưởng phòng

ĐỖ ÁNH DƯƠNG
Tổ trưởng Tổ Hành chính
NGUYỄN HỮU HẠNH
Tổ trưởng Tổ Cơ sở vật chất

Tập thể Cán bộ – Nhân viên phòng Hành chính – Quản trị 

 II/Chức năng, nhiệm vụ

1. Chức năng:

Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý và triển khai thực hiện các mặt công tác hành chính, cơ sở vật chất, thiết bị; quản lý các dự án; quản lý kỹ thuật về công nghệ thông tin của Nhà trường.   

2. Nhiệm vụ

2.1. Nhiệm vụ về công tác Hành chính:

a) Quản lý và sử dụng các loại con dấu của Nhà trường đúng quy định; thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, chế độ bảo mật tài liệu theo quy định của Nhà nước và Nhà trường;

b) Quản lý và sử dụng các phương tiện thông tin liên lạc trong Nhà trường như: Điện thoại, Fax và các loại thư báo, công văn đi - đến, thông báo nội bộ v.v… bảo đảm an toàn, chính xác và thông suốt;

c) Quản lý và giải quyết các loại giấy giới thiệu, công lệnh, giấy chứng nhận về mặt hành chính… cho CBVC; sao y các văn bản của cấp trên phổ biến đến các đơn vị có liên quan để thực hiện;

d) Giúp Hiệu trưởng, phối hợp với các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch công tác tháng; tổ chức triển khai các cuộc họp giao ban, họp cơ quan theo lịch đã thông báo; 

đ) Tổng hợp báo cáo các hoạt động của Nhà trường lên cấp trên theo nhiệm vụ được phân công;

e) Chuẩn bị lễ tân, tổ chức đón tiếp khách đến làm việc tại Trường, tổ chức chương trình trong các buổi lễ theo sự phân công của Nhà trường;

g) Lập kế hoạch, triển khai thực hiện, quản lý và tổ chức khai thác phòng truyền thống của Nhà trường;

h) Quản lý việc chăm sóc cây xanh, cây cảnh; công việc tạp vụ; phối hợp các đơn vị bảo đảm công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường xanh - sạch - đẹp;  

i) Quản lý, theo dõi các hoạt động dịch vụ trong Nhà trường (trừ hoạt động giảng dạy).

2.2. Nhiệm vụ về công tác cơ sở vật chất:   

a) Quản lý và sử dụng xe ô tô bảo đảm an toàn, đúng mục đích; phục vụ kịp thời các yêu cầu công tác trong Nhà trường; đăng ký mua các loại vé: Tàu, xe, máy bay cho Lãnh đạo Nhà trường đi công tác, hoặc khách đến làm việc tại Trường (có nhu cầu);

b) Quản lý, sửa chữa, vận hành, điều phối hệ thống điện, nước phục vụ cho nhu cầu giảng dạy, học tập và sinh hoạt trong Nhà trường;    

c) Phối hợp với Phòng Đào tạo và các Khoa tổ chức, sử dụng có hiệu quả các giảng đường phục vụ cho nhu cầu giảng dạy và học tập;

d) Lập kế hoạch cải tạo, sửa chữa những công trình bị hư hỏng, xuống cấp. Chủ động kế hoạch phối hợp với các đơn vị trong trường tổ chức kiểm kê tài sản hàng năm theo quy định của Nhà nước;  

đ) Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các phương án phòng, chống cháy nổ và triển khai thực hiện công tác phòng chống bão lụt;    

e) Phối hợp với các đơn vị thuộc Trường dự kiến kế hoạch mua sắm bổ sung trang thiết bị, vật tư… phục vụ cho nhu cầu công tác trong Nhà trường.

2.3. Nhiệm vụ về công tác Quản lý dự án:

a) Đề xuất với Lãnh đạo Nhà trường về công tác xây dựng cơ bản và phối hợp với các đơn vị chức năng triển khai thực hiện các dự án đầu tư theo kế hoạch, phù hợp với quy hoạch phát triển của Nhà trường; 

b) Quản lý và triển khai, thực hiện các dự án được Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt theo quy định hiện hành;

c) Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác đền bù, giải tỏa các dự án của Nhà trường; 

d) Quản lý hồ sơ, sổ sách về đất đai của Nhà trường;

đ) Tham gia các công tác khác liên quan đến công tác dự án theo sự phân công của Nhà trường . 

2.4. Nhiệm vụ về công tác thiết bị:

a) Sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ các loại máy móc, trang thiết bị, máy vi tính đã trang bị cho CBVC, hệ thống giảng đường, phòng học…;

b) Phối hợp với kế toán tài sản để quản lý, cập nhật lý lịch các loại trang thiết bị đang sử dụng trong toàn Trường; 

c) Nắm bắt thông tin kịp thời và đề xuất việc mua sắm bổ sung, bảo dưỡng trang thiết bị cho phù hợp;   

d) Chịu trách nhiệm chính về kỹ thuật công nghệ thông tin trong Nhà trường; tham mưu đề xuất kế hoạch mua sắm, sửa chữa; cập nhật, cải tiến chất lượng phục vụ hoạt động mạng trong toàn Trường.